繁体中文
网站首页 | 政务公开 | 外侨动态 | 因公出访 | 对外交往 | 友好城市 | 家乡新貌 | 港澳专区 | 桑梓情怀 | 专题学习 | 荣誉市民 | 侨社简介 | 业务咨询 | 下载专区

>首页 -> 专题学习 -> 礼宾礼仪

TOP

外事接待礼仪
[ 录入者:管理员 | 时间:2007-08-15 17:46:42 | 作者: | 来源: | 浏览:7502次 ]

 

外事接待礼仪

 

 

接待准备

 

  外事接待单位为圆满完成接待任务,一般需要专门接待小组,全面负责一切接待事宜。

 

  接待工作首先应了解来访者的基本情况,弄清代表团的国别、名称、成员名单、来访目的等内容。如需要根据客人要求预定宾馆或返程机票,还应索取来宾护照的复印(传真)件。掌握了以上情况后,再制定一份周密的(中外文)书面接待活动日程安排(),包括迎送、会见、会谈、签字仪式、宴请、参观游览、交通工具、餐寝时间、陪同人员等详细内容。日程安排应尽量事先征询来宾意见,还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰。日程安排印制妥当后,要让来宾抵达后及时人手一份。

 

 

迎送

 

  要依据来访者的身份,确定迎送规格。根据国际惯例,主要迎送人通常同来宾的身份相当。遇有高层外宾来宜昌访问,要按上级接待部门的通知要求安排党政领导人出面迎送,组织好迎送仪式、场地布置、献花、照相、拍电视、组织群众场面等内容,比如飞机(车、船)抵离时间、献花人员的挑选和鲜花花束(花环)的准备、介绍宾主相见的方式、车辆顺序的编排、座次的安排、国旗的悬挂等等,都要逐项落实。


  迎宾时,外宾下飞机(车、船)后,礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾,迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。如遇外宾主动与我方人员拥抱时,我可做相应表示,不要退却或勉强拥抱。如需献花,应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。


  乘车时,应先请客人从右侧上车,陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上车后,再驱车去宾馆。途中,陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物,如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。


  重要外宾和大型团体来访,应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。外宾抵达住处后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间。

 

 

会见

 

  凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人,称为接见或召见。反之,凡身份低的人士会见身份高的,或是客人会见主人,称为拜会或拜见。接见和拜会后的回访称为回拜。


  接见一方的安排人,应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。如有合影,还要事先编好合影图,一般主人居中,按礼宾顺序,主人右手为上,主客双方间隔排列,两端均由主方人员把边。

 

  会见前,主人应在门口迎候客人,可以在大楼正门迎候,也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候,则应由工作人员在大楼门口迎接,引入会客厅。会见结束,主人应送客人至车前或在门口握别,目送客人离去。

 

  领导人之间的会见,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪后均应退出。谈话过程中,旁人不要随意进出。

 

  安排宾主座次时,主宾坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座,座位不够可在后排加座。

 

 

会谈

 

  会谈是指双方就某些重大的政治、经济、文化及其它共同关心的问题交换意见。会谈内容较为正式,且政治性或专业性较强。

 

  会谈首先要组成专门班子,确定主谈人。我方主谈人的职位要与对方主谈人相同或相近。会谈人数大体双方相等。其次是准备会谈提纲,如需在会谈结束时双方签署《会谈纪要》或《协议书》,应事先草拟好文本。


  会谈由主谈人主持,其他人员未经主谈人许可,不得随便发表意见。如有不同看法,可写条子递给主谈人,供主谈人参考。如主谈人请大家做补充发言,其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充,但不能提出与主谈人意见相反的看法。


  会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主按各人名牌所示相对而坐,以正门为准,主人占背面一侧,外宾面向正门。主谈人座位居中。

 

 

签字仪式

 

   参加签字仪式的,基本上是双方参加会谈的全体人员。双方为了对签订的协议表示重视,往往由更高的领导人出席签字仪式。


  一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌,桌面覆盖深色台呢,桌后并列置放两把椅子,供双方签字人使用,主左客右。座前摆放各自保存的文本,上端分别放置签字文具,中间摆一旗架,悬挂签字双方的国旗。


  双方参加签字仪式的人员进入签字厅,签字人入座,助签人分别站在签字人外侧,其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。签字时,由助签人协助翻揭文本,指明签字处,本方保存的文本上签毕后,由助签人互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,签妥后由双方签字人交换文本,相互握手。有时备有香槟酒,签字后,共同举杯庆贺。


 

国旗悬挂

 

   国旗是国家的象征,是民族的尊严。涉外活动中,我们往往通过悬挂国旗表示对本国的热爱和对他国的尊重。国际交往中,一个主权国家内悬挂他国国旗有着一些公认的通行惯例。


  按国际关系准则,一国元首、政府首脑、议会议长在他国领土上访问,有在其住所及交通工具上悬挂本国国旗的外交特权。


  国际会议上,会场外须悬挂每个与会国国旗;国际性体育、展览等活动中,也要在有关正式场合悬挂所有与会国国旗。


  悬挂双方国旗,以右为上,左为下。两国国旗并挂,以正面为准,右挂客方国旗,左挂本国国旗;汽车上挂旗,驾驶员左手为主方,右手为客方。双方对座会谈时,主客双方分别在各自主谈人桌上用旗架悬挂本国国旗。


  国旗不能倒挂,也不能反挂。

 

宴请

 

   宴请分宴会、冷餐招待会、酒会、茶会等形式。


   宴请的时间应对主客双方都合适,注意避开对方的重大节假日、有禁忌的日子和时间。例如,宴请基督教徒不要选十三日,更不要选十三日又星期五;伊斯兰教徒在斋月内白天禁食,宴请应安排在晚上。


  各种宴请活动,一般应发请柬,这既是礼貌,亦可对客人起备忘之用。请柬内容包括活动形式、时间及地点、应邀人的姓名、对服饰的要求、是否要求回复等。请柬行文所提及的人名、单位名、节日名称都应用全称。正式宴会最好能在发请柬之前排好席次,并在信封下角注明席次号。


  正式宴会的席位、桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低。同一桌上,主人居中,主宾位于主人右侧,其他席位的高低以离主人的座位远近而定。外国的习惯是,男女掺插安排。


  宴会厅的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花。

 

  用餐前二十分钟,应将冷盘放好。凡是花式冷盘,如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘,以及鸡鱼等,头要朝主位。食品、饮料摆好后,服务人员不要离开餐厅。宾主落座后,即可斟果酒、汽水等,斟酒斟水八分满即可。

 

  宴会如有讲话,要拟好书面讲稿。通常宾主双方事先交换讲话稿。主、宾讲话在宴会开始时进行。主人、主宾讲话时,其他人员不得用餐。主桌首次起立祝酒时,其他桌也应起立祝酒;一般情况下,主桌祝酒之前,其他桌不可首先起立或串桌祝酒。

 

  宴会进行中,主人和陪客应普遍地同外宾交谈,不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。

 

  便宴不排座位,不作正式讲话,菜肴道数亦不多,气氛较随便。

 

  工作进餐是现代国际效中经常采用的一种非正式宴请形式(有时由参加入各自付费),利用进餐时间,边谈问题边进餐。此类活动一般只请与工作有关的人员。


  冷餐会一般是在招待人数较多时举行,规格有高有低。冷餐会一般在较大的场所举行,设餐台、酒台,食品较丰富实惠。由客人自取餐具、自取食品。酒水由招待员端送,也可自取。


  酒会,又称鸡尾酒会。除了鸡尾酒外,还有其他类的非烈性酒及各种果汁。食品多为三明治、面包托、炸春卷及香肠之类的小吃,人们可用牙签取食。一部分饮料和食品,事先摆在茶几上;另一部分,由招待员随时以托盘端送。酒会可自由入座,也可不设座椅,站立进餐,以便于进餐者自由自在活动和攀谈。酒会一般在中年和傍晚举行,时间较短。


  茶会是一种更为简便的招待形式,常在客厅或室外花园举行。不排席位,可以随便就座,主宾和主人坐在一起。茶会主要是请客人品茶(也有喝咖啡的),茶叶、茶具的选择应该讲究。除茶之外,还可略备点心和地方风味小吃。

 

 

摄影

 

   在对外活动中,摄影人员(包括摄影记者)一般都应该在现场抓拍,不可根据摄影的需要摆布客人和主人,也不应用手拨动镜头前的人,必要时可说:对不起,请让一下。


  遇到拍合影时,接待人员安排好宾主就坐后,摄影人员应该迅速拍摄,不要让大家久等。


  拍摄照片一般不要追随个人,特别是给女性外宾拍肖像,如必须拍摄,应征得当事人的同意。

 

 

家庭接待

 

   经组织安排有涉外接待活动的家庭,应以亲切、自然为原则,一切按本地风俗习惯行事。当地的风土人情正是外国人的兴趣所在。接待前后应注意如下几点:


  1、接待前搞好个人卫生和室内、外的清洁卫生,以示对客人的尊重。

 

  2、保持良好的精神面貌。注意衣着整洁、服饰应与环境协调,如在农田劳动不宜穿西装打领带。还要避免全家老少人人一身新衣。

 

  3、展示家庭劳动、生活等内容,要本着实事求是的原则。

 

  4、遇有外宾在活动中提出新要求,要以我方陪同人员的意见为准。


 

服务礼仪

 

  一、宾馆、饭店、酒店服务人员要讲究职业道德,规范服务行为,做到笑脸相迎、服务热情、语言亲切、姿态优雅、落落大方。通过自己的优质服务向外宾展示一个开放的、高素质的宜昌人形象。

 

  大堂是宾馆的门脸,大堂接待员往往代表整个宾馆,甚至整个城市,给来访的客人留下第一印象。从这个意义上讲,大堂的服务质量代表着全市的管理和服务水平,这就更加要求服务员的一言一行必须符合岗位规范。

 

  车一停,迎宾先生协助开门、向客人问好、表示欢迎、迎入大堂;行李员主动搬送行李;登记房间要尽可能满足客人要求,总台小姐要动作娴熟、准确无误;入住手续办妥后由迎宾小姐送至客房门前,并将走廊、衣帽间和卫生间等处的电灯打开,以示介绍。走道上与外宾相遇时,应主动问好和让路,如因急事而必须超越外宾时,要说声对不起


  客房服务员应最大限度为客人提供方便,并以不打扰客人为原则。整理房间时如遇客人挂出请勿打扰告示牌,则应按客人要求的时间进行。整理客房,不得翻动或查看客人的物品,如摆放太乱可适当加以整理。除垃圾外,不得擅自处理客人的个人杂物。


  餐厅服务员首先协助客人入座,再一一送上餐巾布。要熟悉菜单,掌握上菜速度。上菜时,先客人,后主人;先女宾,后男宾;先主要客人,后其他客人。上菜用左手托盘,右手端菜,从客人左边上。斟酒水则应右手持瓶,从客人右侧倒。往桌上送菜与撤盘,宜在两位主方陪客之间进行,并先打招呼。客人吃完,应从右侧撤换餐具。主、客人祝酒时,应退后肃立,停止上菜、斟酒。遇客人不慎打翻酒水,应主动上前处理,撤去杯子,用干净餐巾临时垫上。


  二、出租车司机,旅游工作人员,商场、摊点服务人员在涉外接待中应恪尽职守,通过自己的窗口服务向外宾展示宜昌人的良好精神风貌,不利用职务之便谋求个人利益、损害国家形象;杜绝误导消费、强行兜售、索要高价、以次充好、以假充真、私自换汇等不正之风。

 

 

鲜花礼俗

 

  花是友谊的象征。鲜花是人们最普遍用来表达感情的礼物。


  国际礼仪中常见的花语有:紫藤花表示欢迎;橄榄表示和平;白百合花表示纯洁;玫瑰表示爱情;白栎树表示独立;万寿菊表示悲哀;豆蔻表示别离。


  宴会上,用与来访外宾的国旗颜色相同的花朵装点宴会厅,是对来宾的礼遇。


  会谈(洽谈)室用鲜花加以布置,会产生详和、生机盎然的气氛。


  在客人下榻的宾馆房间摆上一束迎宾鲜花,能给客人一种宾至如归的感觉。

 

 

[上一篇]涉外活动中的迎送礼仪 [下一篇]日常涉外礼仪

相关栏目

最新文章

热门文章

推荐文章